Les missions du poste
À LUNDI réinvente votre façon de vous former et de travailler, dans les secteurs du bâtiment, des travaux publics, de l'industrie, de la logistique, du commerce et de tous les métiers dans tous les autres secteurs d'activité. La structure est un groupement d'employeurs qui s'appuie sur le potentiel de candidats.
En fonction de votre parcours et de vos projets, que vous soyez en reconversion, en recherche d'une première expérience, que vous ayez l'envie de découvrir un nouveau métier, ou tout simplement en recherche d'emploi, À Lundi vous embauche et vous accompagne durant votre parcours de formation.
Si vous êtes déjà qualifiés, nous vous embauchons pour travailler à temps partagé au sein des entreprises adhérentes au groupement.
À LUNDI intervient depuis 20 ans dans les Landes, les Pyrénées-Atlantiques et en Gironde.
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et souhaitez évoluer dans un environnement dynamique ? Nous recherchons un Assistant Administratif (H/F) pour une entreprise basée à Bayonne.
Vos principales missions :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et prestataires.
- Traiter les informations entrantes : courriels, courriers et appels téléphoniques.
- Assurer le suivi des stocks nécessaires au bon fonctionnement de l'agence (papeterie, consommables, fournitures).
- Gérer les achats courants : commandes et suivi des paiements après validation de la direction.
- Effectuer les envois postaux et assurer le suivi du courrier.
- Vérifier les factures fournisseurs et participer à leur suivi.
- Établir les notes d'honoraires après validation de la direction.
- Diffuser les notes d'honoraires et assurer les relances en cas de retard de paiement.
- Contrôler les notes de frais et indemnités kilométriques des collaborateurs.
- Réaliser les rapprochements comptables et transmettre les éléments au cabinet comptable.
- Compiler les variables de paie et assurer leur transmission.
- Gérer les démarches administratives liées au personnel : mutuelle, médecine du travail, arrêts de travail, titres-restaurant, etc.
- Organiser les déplacements professionnels des salariés (hôtels, trains, avions).
- Assurer la bonne circulation des informations au sein de l'agence.
- Suivre les temps de travail des collaborateurs et participer au suivi des dossiers.
- Rédiger les notes de service internes.
- Participer au suivi des indicateurs qualité et des démarches administratives réglementaires.
- Assurer le suivi des demandes de formation.
- Participer à la constitution et au suivi des dossiers d'appels d'offres.
- Réaliser une veille sur les actualités du secteur et transmettre les informations utiles à la direction.
- Assurer le suivi administratif de la flotte de véhicules.
- Accompagner les chargés d'affaires dans la rédaction et le suivi de documents administratifs liés aux chantiers.
- Participer au traitement administratif des situations d'entreprises.
Et si c'était vous ?
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Première expérience sur un poste administratif appréciée.
- Excellentes capacités rédactionnelles.
- Sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Grande réactivité et autonomie.
- Disponibilité et polyvalence.
- Curiosité et esprit d'initiative.
Envoyez votre CV pour postuler !
Compétences requises
- Outlook
- Notes de frais
- Logiciels bureautiques
- Rédaction d'appel d'offres
- Autonomie
- Excel
- Rigueur et méthode
- Gestion des stocks
- Word
- Pro-activité
- Facturation
- Compétences rédactionnelles
- Traitement du courrier
- Paie
- Réactivité
- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation