Assistant Administratif H/F - Mendiboure Formation

MENDIBOURE FORMATION recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve)

Bayonne (64)
CDI - Temps plein
Poste à pourvoir : dès que possible

MENDIBOURE FORMATION, organisme de formation professionnelle implanté à Bayonne et Saint-Paul-lès-Dax, accompagne particuliers, demandeurs d'emploi et entreprises dans leurs projets de formation, notamment dans les domaines du transport, de la logistique et de la sécurité.

Dans le cadre de notre organisation, nous recherchons pour notre site de Bayonne un(e) Assistant(e) administratif(ve) en CDI à temps plein.

Votre mission

Au sein de l'équipe administrative et en lien étroit avec les services commercial, exploitation, pédagogique et qualité, vous assurez l'accueil et le suivi administratif des clients et des stagiaires tout au long de leur parcours de formation.

Vous êtes un véritable point de liaison entre les stagiaires, les équipes internes, les entreprises et les différents partenaires et financeurs.

Vos principales activités

Vous serez notamment amené(e) à :

accueillir et renseigner les clients, prospects et stagiaires, par téléphone et sur site ;
identifier les demandes et orienter les interlocuteurs vers le bon service ;
assurer les inscriptions aux formations et aux tests de positionnement ;
créer, préparer et suivre les dossiers administratifs des sessions de formation ;
préparer les documents nécessaires au bon déroulement des formations : feuilles d'émargement, listes de stagiaires, dossiers pédagogiques, etc. ;
assurer le suivi des présences et des absences ;
mettre à jour les informations et assurer le suivi des dossiers dans notre logiciel de gestion ;
assurer le suivi administratif des résultats d'examens et des fins de formation ;
établir et transmettre les attestations et documents de validation ;
participer, en appui de l'équipe, au contrôle des dossiers et aux opérations administratives liées à la facturation.
Votre profil

Vous êtes à l'aise dans un environnement où il faut gérer plusieurs dossiers simultanément, respecter des procédures et savoir prioriser.

Nous recherchons avant tout une personne :

organisée, rigoureuse et méthodique ;
à l'aise avec les outils informatiques et la gestion administrative ;
dotée d'un bon relationnel et d'un réel sens de l'accueil et du service ;
capable de travailler en équipe et d'échanger avec des interlocuteurs variés ;
autonome, réactive et adaptable ;
attentive à la qualité et à la fiabilité des informations traitées.

Une expérience dans un organisme de formation, un CFA, une auto-école ou dans la gestion administrative de dossiers de formation serait appréciée.

Pourquoi rejoindre MENDIBOURE FORMATION ?

Rejoindre MENDIBOURE FORMATION, c'est intégrer une SCOP, une entreprise dans laquelle la dimension collective, la coopération et l'implication de chacun occupent une place importante.

Vous évoluerez au sein d'une activité concrète et diversifiée, au contact quotidien des stagiaires, des entreprises et de nos équipes pédagogiques.

Vous souhaitez nous rejoindre ?

Adressez-nous votre CV accompagné de quelques lignes présentant votre motivation.

Nous étudions les candidatures avec attention et serons ravis d'échanger avec vous sur le poste.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Veiller au respect des échéances administratives

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

• SGBD
• Rigueur et méthode
• Facturation
• Réactivité
• Empathie